Heb je er wel eens bij stilgestaan dat niet alles wat je doet belangrijk is? En dat je veel van je tijd verspilt aan onbelangrijke zaken?
Lekker belangrijk:
- De heideroosjes maakten er lang geleden een lied over,
- Radio 538 maakte er een radioprogramma van.
Allebei bedoeld om nieuws te melden wat niet belangrijk is.
Ik betrap me er in mijn werk ook op, dat ik soms afgeleid word, waardoor ik met dingen bezig ben die wel belangrijk lijken, maar het eigenlijk niet zijn.
Ja maar ik hoor je al denken: alles moet wel af, liefst nu nog. Alles is hier de hoogste prioriteit. Het is ook zo druk, we kunnen geen nee zeggen. De klant wacht. Of .. mijn baas wacht!
Toch kunnen we heel wat tijd doorbrengen privé en zakelijk met “ogenschijnlijk belangrijke dingen” en voelen we ons ondertussen wel heel erg druk. Surfen op het net, Facebook bijhouden. De tijd vliegt, zonder dat we het in de gaten hebben. Achteraf blijkt vaak dat we die tijd beter hadden kunnen besteden en ons voelen we ons schuldig.
Waardoor komt dat?
Misschien omdat we het verschil tussen belangrijk en urgent niet helemaal goed meer weten of niet toepassen.
Gelukkig is daar al eerder over nagedacht en werkt deze methode nog steeds prima. Het is het eenvoudigste timemanagement model en is gebaseerd op de spreuk van Dwight D. Eisenhower,
“Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk”.
GROEN: BELANGRIJK en URGENT: Als 1e doen
Deze activiteiten of taken, hebben de hoogste spoed. Ze kunnen niet wachten. Vb. verhelpen waterlekkage thuis, zorgen voor plotseling ziek kind, gevaarlijke situatie veilig stellen, laptop start niet meer op, het verhelpen van een storing waardoor productie acuut stilstaat, deadline voor klant is morgen.
BLAUW: BELANGRIJK maar NIET URGENT: plannen
In dit vak, staan alle activiteiten die jou dichter bij het doel brengen. Ze zijn belangrijk om je doelstellingen te halen, maar kunnen gepland en georganiseerd worden. Voorbeelden: het maken van een weekplanning, projectplanning, agenda afspraken met vaste belmomenten met potentiële klanten, het schrijven van rapporten, het bestellen van de juiste hoeveelheid reserve-onderdelen, routinegesprekken met je medewerkers.
GEEL: NIET BELANGRIJK maar WEL URGENT: MINDER van doen
Deze activiteiten zijn wel belangrijk, maar voor een ander, niet voor jou. Ze lijken thuis te horen in vak GROEN, nl. erg belangrijk en urgent, maar voornamelijk voor een ander. Jij probeert je tijd zo effectief mogelijk te gebruiken en zijn daarom NIET belangrijk voor JOU. Ze brengen jou nl. niet dichter bij je doel. Voorbeelden: rondleiden van een groep studenten, langskomende mensen die je echt nodig hebben, veel verstoringen door allerlei telefoontjes.
ROOD: NIET BELANGRIJK en NIET URGENT: NIET meer doen
Dit zijn taken of activiteiten die belangrijk of urgent lijken, maar die in de loop van de tijd vanzelf oplossen. Voorbeelden: bewaarde mailtjes in de CC, die je nog wel eens gaat doorlezen, een stapel vakbladen bekijken. Op internet, linkedin of face-book rondkijken. Tegen de tijd dat je deze aan het lezen bent, is de situatie alweer veranderd. Als je deze taken veel doet: lang lunchen om bij te komen van je werk, extra vaak koffiedrinken voor een rustmomentje, dan breng je waarschijnlijk eerst veel tijd door in vak GROEN, waardoor je van elke “spoedklus” extra bij moet komen en dus veel tijd kwijt bent in vak ROOD.
Strategie:
Realiseer je constant:
Wat is je hoger liggend doel? Van je eigen bedrijf OF van het bedrijf waar je werkt.
Past het bij jouw persoonlijke doelstellingen of bij je bedrijfsdoelstellingen? Heel vaak is dat niet duidelijk, waardoor je erg druk bent met allerlei zaken, die niet het hoger doel dienen. Hierdoor loop je gevaar erg druk te zijn, terwijl dit niet maximaal bijdraagt aan de bedrijfswinst, kwaliteit of op tijd leveren van diensten en goederen.. en niet te vergeten.. werkvreugde!
Begin vandaag nog:
Print het schema uit, plak het in het zicht bij jouw werkplek en schrijf je activiteiten en taken in een hokje (eventueel met memo’s). Alles wat GROEN is, doe je direct, alles wat BLAUW is plan je in. Alles wat GEEL is, doe je zo min mogelijk of besteed je uit (als dit kan), alles wat rood is, doe je NIET meer.
Heb je veel activiteiten in het groen, het zogenaamde “brandjes blussen”, onderzoek de veel voorkomende vergelijkbare verstoringen en ga hieraan werken om deze op te lossen. Plan tijd hiervoor in vak BLAUW.
Zo word je productiever en stijgt de werkvreugde. HOE RUSTIG is dat!
Ik ben benieuwd hoe het voor je werkt. Een reactie is fijn. info@impliq.nl. Stuur het artikel door naar collega’s of medewerkers of leidinggevende. Ik weet zeker dat zij er ook profijt van hebben!
Dat is wel: ECHT BELANGRIJK!!
Nieuwsgierig naar meer? Lees dan een volgend blog!