Wie durft?
Herken je dat? Je komt terug van vakantie en hebt je uiterste best gedaan om de avond voor je weer naar je werk gaat, eens NIET je mailbox te checken. Het is nl. elke 1e werkdag na de vakantie hetzelfde liedje. De mailbox zit shock-vol. Je weet niet waar je moet beginnen. Voordat je het weet, zijn er allerlei meetings gepland, waarvan je de vraag stelt of je wel nodig bent. Je 1e werkweek is zo voorbij en nog steeds het gevoel niets gedaan te hebben.
Je loopt alleen nog maar meer achter de feiten aan, want de nieuwe mails komen alweer binnen. In de vakantie had je met jezelf toch echt andere afspraken gemaakt. Je ging het anders doen, niet meer zulke lange werkdagen, meer tijd doorbrengen met je partner en kinderen. Of structureel meer tijd inlassen voor een bezoek aan je ouders die wat verder weg wonen.
Vol goede moed, arriveer je op je werk. Je plugt in op je docking station en opent je mail. MAAR 300 mails, de afgelopen 3 weken. Dus 100 per week. Hoe kom ik daar weer doorheen? Wat is er in mijn afdeling gebeurd, terwijl ik weg was? De 50 % bezetting van zowel productie als technische dienst, levert dus niet 50 % minder mails op! Frapant!
Dit is na alle vakanties een drama. Ik zou bijna niet meer op vakantie gaan, om te voorkomen dat ik na elke vakantie, meteen al zo’n rot gevoel heb. Vreselijke achterstand.
Ik blijf rustig, wat wordt mijn strategie?
Overzicht creëren van het probleem:
Even rekenen: 300 mails, elk 1 minuut, is 5 uur, routine-meetings, nieuwe meetings voor projecten, nog even langs bij medewerkers en collega’s. Nou mijn 1e werkWEEK is voorbij en nog heb ik niet alle 300 mails gelezen. Mails lezen en verplichte nummers, omdat iedereen iets van me wil. En verder niks gedaan. Als ik naar het werk ga, dan wil ik ook nuttig bezig zijn of me nuttig voelen, nou daar hoort dit dus niet bij. Maar wat dan?
Tja, deze uitdaging doet zich al meerdere vakanties voor.
Analyseer het probleem:
Van de 300 mails is waarschijnlijk:
- de helft al geregeld
- een kwart voor mij op de cc, dus eigenlijk niet belangrijk, maar toch naar mij gestuurd, zodat ik op de hoogte ben…. ja, ja. “indekken” noemen ze dat, dat wil zeggen: als ik iets niet meer weet, dan kan de afzender altijd zeggen: dat heb ik je toch gemaild? O ja en dus…..aan dat soort mails, daar heb ik pas een hekel aan.
- 20 % is rechtstreeks naar mij voor info. Omdat ik dat wil weten of omdat een ander wil dat ik dat weet?
- 4% ingeplande meetings; nou die van vandaag, daar hoor ik nog wel van, anders is deze meteen niet belangrijk en hoef ik er dus niet naartoe.
- 1% belangrijke mail voor een ander met een deadline, waar ik input moet geven. Oke, dus van de 300 mails heb ik 3 mailberichten van maximaal 3 verschillende collega’s die iets belangrijks van mij willen.
Ondertussen hebben we met zijn allen allerlei methodes bedacht om het mailverkeer rustiger en effectiever te maken, bijv:
- In “Onderwerp”: vermelden welke prio H/M/L (hoog, midden, laag) de mail heeft
- “Onderwerp” te voorzien van kleurtjes: en elke kleur is weer een mate van belangrijkheid
- Minder mensen op de CC-lijst
- Naar 1 persoon de mail sturen, uitsluitend naar diegene die actie moet nemen
- Kortere mails schrijven
- In koptekst: info, input, besluit vermelden, zodat je sneller kunt zien wat er van je verwacht wordt
Allemaal leuk maar tot nu toe, heeft dat nog weinig opgebracht!
Organiseren van de oplossing(en):
Mijn besluit staat vast. Ik ga het anders doen!
IK LEES GEEN ENKELE BINNENGEKOMEN MAIL!
- Alle ingekomen mails tijdens mijn vakantie verschuif ik in een keer naar een aparte inbox, die heet: vakantiemail
- Ik loop naar mijn medewerkers, maak een praatje en vraag:
- Wat is er voor belangrijks gebeurd de afgelopen weken
- Is mijn hulp/advies nog ergens nodig? Zo ja wanneer en waarom?
- Ik loop naar mijn manager en directe collega’s en vraag:
- Wat is er voor belangrijks gebeurd de afgelopen weken
- Is mijn hulp/advies nog ergens nodig? Zo ja wanneer en waarom?
- Ik luister naar gesprekken die tijdens de koffiepauze ter sprake komen
Het resultaat:
De meeste antwoorden die ik krijg uit mijn gesprekken zijn:
- Het enthousiasme waarmee mijn collega’s vertellen over het werk dat ze tijdelijk van me overgenomen hebben. Dat voelt goed, ze voelen zich dus erg verantwoordelijk en eigenaar van hun werk. Dat is precies wat ik teweeg wil brengen in de organisatie.
- Alleen personele wijzigingen of privé-veranderingen werden mij verteld (blije en droevige gebeurtenissen). De manier waarop mensen zo’n verhaal vertellen heeft impact. Daar kan geen mail tegenop. EN…… wat blijkt later: deze gebeurtenissen staan ook niet eens in de 300 stuks ontvangen mail. Tenminste: als ze er al instaan, dan wekt dat geen gevoel op. Nu ik mensen persoonlijk spreek, raken we precies de gevoelige snaar en weten we of en welke actie nog nodig is (bijv. een extra luisterend oor, een stevig schouderklopje)
- De belangrijkste beslissingen die genomen zijn, heb ik je net verteld, de andere kun je teruglezen op het visual management bord als je wilt
- De status van de voortgang van projecten/activiteiten van taken die ik gedelegeerd heb. Nou dat is mooi. Dan weet ik weer waar ik verder moet!
En nu ben ik circa 2 uur verder en denk dat ik van alles op de hoogte ben. Nu kan ik dus gewoon aan de slag met mijn werkweek.
Het voelt nog even onwennig, toch maar de mailbox even lezen, misschien heb ik iets over het hoofd gezien? NEE, ik doe het niet!
Het voelt goed, door mijn vakantiemail “aan de kant te doen”. EN mijn werkweek ziet er ook rustiger uit. Minder meetings, nou dat is pas lekker beginnen!
Ik ga aan de slag en wat blijkt?
In de 1e week komen er ongeveer 3 mensen naar me toe? Heb je mijn mail niet gelezen?
O nee, waar ging deze over en wat verwacht je nog van mij? In 5 minuten handel ik deze vragen af.
Al met al dus nog geen 2,5 uur voor 300 mails! I.p.v. 5 uur.
Dat is een besparing van 50 %. Dat is toch mooi meegenomen.
En de beste bijkomstigheid: Ik wed dat ik door de gesprekken nog beter aanvoel wat er speelt en waar ik de focus als leidinggevende en collega moet leggen!
Dat ga ik na elke vakantie doen!
Ik vertel mijn verhaal aan collega’s over mijn aanpak. Dat jij dat durft! Ja gewoon doen zeg ik. Jij ook bij de volgende vakantie. Dat geeft zoveel rust! Zoveel voldoening. Hoezo, al gestressed op je 1e werkdag door je volle mailbox. Mij niet gezien hoor!
Durf jij dit ook?
GOOI JE ONGELEZEN MAIL GEWOON WEG!
Nee,….. gewoon uitproberen. Ik heb het diverse keren gedaan en…
Het werkt: echt!
Wat wel belangrijk is:
Zet tijdig een “out of office” aan, met vermelding wanneer je afwezig bent, of je mail gelezen en behandeld wordt en de contactgegevens van vervanger, die ervoor zorgt dat zaken die niet kunnen wachten, wel afgehandeld worden.
En als je dan (nog) niet durft:
Open toch al je mails en laat je DAN verrassen dat het werkt!
Nog niet overtuigd?
Lees dan het artikel dat binnenkort verschijnt: “Is het belangrijjk of urgent”.
Veel DURF! EN….. EEN RELAXTE START NA DE VAKANTIE!